آموزش مقدماتی ترلو | قسمت اول

ترلو یک ابزار مدیریت کار است. این ابزار رایگان، فرآیند پیگیری و هماهنگی در تیم را سرعت می‌بخشد و به چابکی بیشتر آن کمک می‌کند. برای استفاده از ترلو باید اول ثبت‌نام کنید. برای ثبت‌نام کافی است به صفحه‌ی اصلی سایت ترلو بروید و مانند تصویر زیر روی دکمه signup در گوشه‌ی سمت راست کلیک کنید.

در صفحه‌ی ثبت‌نام سه راه مختلف برای ساخت حساب‌کاربری وجود دارد که معمول‌ترین آن ساخت حساب با وارد کردن ایمیل یا ورود به ترلو با حساب گوگل یا جیمیل‌تان است.

یادگیری ترلو نقطه شروع یا قانون و قاعده‌ای ندارد. بهترین روش یادگیری آن است که در آب بپرید و بازی کنید تا وقتی شنا کردن بیاموزید. برای اینکار می‌توانید به آدرس زیر بروید و با اجزای ترلو آشنا شوید: برای دیدن یک نمونه بورد ترلو اینجا کلیک کنید.
در ادامه این آموزش با جزئیات بیشتر به بررسی مهم‌ترین اجزای ترلو می‌پردازیم.

کارت‌ها:

به هر کار در ترلو یک کارت اختصاص می‌یابد. برای ثبت کارها در ترلو اول باید یک لیست ایجاد کنید تا گزینه‌ی ایجادکردن کارت نمایش داده شود. هر لیست مثل پوشه‌ای است که کارها درون آن قرار می‌گیرند. برای ایجاد یک لیست کافی است مانند تصویر زیر، روی عبارت add a list کلیک کنید.

هر کار به صورت یک کارت در ترلو ثبت می‌شود. درون هر لیست یک گزینه add a cart وجود دارد که به واسطه‌ی آن مثل تصویر زیر می‌توانید کارت‌های جدید ایجاد کنید. به طور نمونه دو عنوان “آماده‌سازی مطلب آموزش ترلو” و “خرید گوجه‌فرنگی” در لیست زیر هر کدام یک کارت هستند.

هر کارت امکانات مختلفی دارد که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به قابلیت انتخاب اعضا، برچسب‌زدن، و چک‌لیست‌ها اشاره کرد. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، این امکانات بعد از کلیک روی هر کارت، در منوی سمت راست صفحه آن کارت قابل مشاهده هستند.
۱-اعضا (Members):
اعضایی که در انجام هر کار درگیر هستند، از طریق این بخش در هر کارت ذکر می‌شوند. افرادی که به اعضای یک کارت اضافه می‌شوند، به طور اتوماتیک در جریان تغییرات آن کارت قرار می‌گیرند. تعاملات بین این افراد از طریق بخش کامنت یا منشن‌کردن فرد نیز قابل انجام است.

۲-برچسب‌ها (Labels):
درجه ضرورت، از آن دسته اطلاعاتی است که معمولا در شیوه‌های سنتی مدیریت جریان کار بین افراد منتقل نمی‌شود. عدم انتقال میزان فوریت هر کار باعث می‌شود تا فرصت‌هایی که به ما رو کرده‌اند به خاطر کمی تاخیر از دست بروند. از برچسب‌ها می‌توان هر استفاده‌ای کرد، مثلا علاوه بر میزان اولویت کار، می‌توان حجم، نوع یا حتی پروژه‌ای که کار به آن تعلق دارد یا به صورت برچسب به کارت آن چسباند.

۳-چک‌لیست‌ها (Checklist):
حرف چک‌لیست که وسط می‌آید اغلب ما یاد چک‌لیست‌های سفر یا چک‌لیست خرید می‌افتیم. کارکرد چک‌لیست در ترلو هم بی‌شباهت به آن‌ها نیست. گاه مثل لیست خرید، از جزئیات و مراحل کار فرد دیگری بهتر مطلع است، پس برای ما یک چک‌لیست می‌نویسد که لازم نباشد خودش با ما خرید بیاید یا خرید ما را به صورت آنی پیگیری کند. با داشتن چک‌لیست خرید ما می‌توانیم خودمان با موفقیت خرید را انجام بدهیم، هرچند اگر از قبل ندانیم چه چیزهایی باید خریده شوند. در تیم‌های کاری ممکن است مدیر فنی در مورد جزئیات و مراحل یک کار تجربه‌ی بیشتری از سایرین داشته باشد. در حالت معمولی و بدون چک‌لیست‌ها مدیر فنی باید همیشه افراد را تحت نظارت بگیرد تا تمامی مراحل به موقع به اطلاع‌شان برسد و طی شوند. با کمک چک‌لیست به راحتی می‌توان لیستی از مراحل و جزئیات کار ایجاد کرد تا هم پیشرفت یک کار قابل اندازه‌گیری باشد و هم نیازی به حضور یک دانای کل در تمام مراحل کم‌تر شود. دیگر استفاده معمول چک‌لیست‌ها شبیه همان چک‌لیست سفر است. برای سفر، چک‌لیست صرفا ابزاری است که ما را در برابر فراموشی یا سهل‌انگاریِ ناخواسته‌مان بیمه می‌کند. چک‌لیست‌ها آنقدر مهم هستند که یک کتاب کامل در مورد آن‌ها نوشته شده است.
چک‌لیست‌ها کمک می‌کنند که خطا را در کارها کاهش دهیم که اگر بیشتر درمورد آن کنجکاو‌ بودید می‌توان کتابی به همین نام از آتول گاواندی را بخوانید یا به اپیزود چک‌لیست پادکست چنل‌بی گوش دهید.

(بخشی از یک نمونه چک‌لیست برای  آماده سازی مطلب وبلاگ)

شناخت بخش‌های مختلف ترلو مثل شناخت چاقو و گاز در آشپزخانه می‌ماند. مهم است بدانیم در آشپزخانه‌مان چاقو و گاز داریم، اما برای پخت غذا کافی نیست. برای پخت غذا نیاز است که از این ابزار به شیوه‌ی مناسبی استفاده کنیم. طبعا هر کس می‌تواند شیوه‌ی خود را در پخت غذا داشته باشد اما فرض کنید بخواهید به صورت تیمی یک پیتزای خاص را بپزید که هر کس مسئول انجام قسمتی از کار است. اگر هر کس دستورپخت خودش را در نظر بگیرد احتمالا در نهایت پیتزایی نخواهیم داشت. چون فردی که مسئول خرید است لوازم پیتزای مارگاریتا را می‌خرد و کسی که مواد را آماده می‌کند می‌خواهد پپرونی بپزد. بنابراین در کارتیمی باید یک دستورالعمل مشترک را برای استفاده از ابزار آشپزخانه (یا در اینجا ترلو) انتخاب کنیم. همانطور که درمورد پیتزاها دستورالعمل‌های اثبات شده و رایجی وجود دارد، کاربران ترلو هم ادبیات رایج و تست شده‌ای در استفاده از آن دارند. برای خواندن در مورد این راه و رسم مشترک کافی است کلیک کنید و در مورد روش کانبان بیشتر بخوانید.

امیدواریم این مطلب برای شما مفید باشد و توانسته باشید کار با ترلو را فرابگیرید، منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.