آشنایی با سنجه‌های رشد استارتاپ
۱۹ دی، ۱۴۰۰
سه راهکار برای نجات مستندات از خطر پاک‌شدن
۱۹ دی، ۱۴۰۰
دورکاری مزیت‌ها و معایب خودش را دارد اما گاهی وقت‌ها اجتناب‌ناپذیر می‌شود. شاید تا قبل از دوران بیماری کرونا تنها افرادی که فریلنسر بودند با دورکاری آشنایی زیادی داشتند اما زمانی که بیماری کرونا همه‌گیر شد تعداد زیادی از کسب‌وکارها مجبور به ادامهٔ کار در خانه شدند. دورکاری چالش‌های بسیاری را برای افراد به وجود آورد اما تیم‌ها یاد گرفتند که انعطاف‌پذیر و متعهد باشند، و در هر شرایطی به کار خود ادامه دهند. در این شرایط ابزارهای کار تیمی ناجی تیم‌ها شدند و کارها را برای افراد راحت‌تر کردند. در این مطلب به معرفی ابزارهایی برای مدیریت بهتر دورکاری، می‌پردازم.
هفت ابزار کار تیمی
۱. اسلک (slack):
Slack یک ابزار ارتباطی مانند تلگرام است و برای تیم شما مانند یک اتاق گفتگو عمل می‌کند. این ابزار به‌منظور راهی برای ارتباط گروهی و شخصی ایجاد شده است. شما این امکان را دارید که به‌صورت گروهی از طریق کانال‌ها و گروه‌های اسلک با اعضا گروه صحبت کنید و یا به‌صورت خصوصی با افراد ارتباط برقرار کنید. همچنین برای اطلاع از اینکه فرد در زمان کاری خود در دسترس است، می‌توانید آنلاین‌بودن فرد را بررسی کنید. شما می‌توانید برای هر تیمی که در سازمان خود دارید یک گروه مخصوص داشته باشید و همچنین می‌توانید برای کارها و پروژه‌های اختصاصی که بخشی از افراد سازمان درگیر آن هستند گروه‌هایی را ایجاد کنید.
امکانات اسلک:
- ایجاد گروه و چت گروهی
- پیام خصوصی به افراد
- اطلاع از در دسترس‌بودن افراد در طول یک روز کاری
- کامنت‌گذاری
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- و…
۲. گوگل‌میت (google meet):
شما برای ارتباط تصویری با افراد تیم و برگزاری جلسات نیاز به یک ابزار پرقدرت دارید که در بستر اینترنت جلسه‌ای بدون اختلال داشته باشید. با گوگل‌میت این امکان را دارید که بتوانید یک جلسه آنلاین تصویری با ظرفیت حداکثر ۱۰۰ نفر داشته باشید. شما می‌توانید برای جلسات تیمی و یا جلسات ماهیانهٔ خود از این ابزار استفاده کنید.
امکانات گوگل‌میت:
- ایجاد تماس تصویری به‌عنوان مدیر
- شرکت در جلسات تیمی
- ارائه در جلسات
- و…
برای مطالعهٔ آموزش استفاده از گوگل‌میت به لینک زیر مراجعه کنید:
راهنمای استفاده از گوگل‌میت
۳. ترلو (trello):
تیم‌ها در دوران دورکاری با چالش مدیریت کارها مواجه هستند. با کمک ترلو می‌توانید متوجه شوید که کارها در چه مرحله‌ای از فرایند قرار دارند. ترلو یک ابزار مدیریت کارها است که در دوران دورکاری اعضا تیم‌ها را نجات می‌دهد. ترلو این امکان را به شما می‌دهد تا کارها را با هم‌تیمی‌های خود پیش ببرید و روند انجام هر کار را مشاهده و بررسی کنید. با استفاده از این ابزار دیگر نیاز نیست برای هر کاری از هم‌تیمی خود پیگیری کنید. در نهایت ترلو باعث می‌شود فرایند پیگیری و هماهنگی در تیم با سرعت بیشتری انجام شود.
امکانات ترلو:
- دسته‌بندی تیم‌ها و همچنین کارهای تیم
- استفاده از روش کانبان (todo,doing,done)
- ایجاد کارت کار موردنظر
- ایجاد چک‌لیست
- اشتراک‌گذاری فایل‌ها
- کامنت‌گذاری
- و…
برای مطالعهٔ آموزش استفاده از ترلو به لینک زیر مراجعه کنید:
آموزش مقدماتی ترلو
۴. نوشن (notion):
نوشن مانند ترلو ابزاری برای مدیریت کارها است با این تفاوت که انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و می‌توان با استفاده از آن پروژه‌های بزرگ‌تری را در تیم مدیریت کرد. محیط کار این ابزار، بسیار ساده و راحت است اما در عین سادگی شما می‌توانید پروژه‌های پیچیده‌ای را با آن مدیریت کنید و هماهنگی در تیم را افزایش دهید.
امکانات نوشن:
- ایجاد صفحهٔ اختصاصی پروژه
- ایجاد صفحه برای هر تسک
- ایجاد بورد کانبان
- ایجاد دیتابیس
- تمپلیت برای دسته‌بندی‌های متفاوت
- و…
برای مطالعهٔ آموزش استفاده از نوشن به لینک زیر مراجعه کنید:
راهنمای آشنایی با محیط کار نوشن
۵. گوگل‌کلندر (google calender):
شما برای برنامه‌ریزی جلسات تیم نیاز به یک تقویم دارید تا بتوانید جلسات تیم را مدیریت کنید. گوگل‌کلندر به شما کمک می‌کند تا باتوجه‌به برنامهٔ روزانه افراد تیم و بررسی تداخل برنامه‌ها در یک زمان مناسب جلسه‌ای را ایجاد کنید تا همهٔ افراد بتوانند در آن شرکت کنند.
امکانات گوگل‌کلندر:
- ایجاد جلسه
- اتصال جلسه به گوگل‌میت
- مشاهده برنامهٔ اعضا تیم
- و…
برای مطالعهٔ آموزش استفاده از گوگل‌کلندر به لینک زیر مراجعه کنید:
راهنمای استفاده از گوگل‌کلندر در کار تیمی
۶. گوگل درایو (google drive):
گوگل درایو یک فضای ذخیره‌سازی در بستر اینترنت است. در بعضی مواقع نمی‌توانید فایل‌های با حجم بالا را با افراد تیم به اشتراک بگذارید برای رفع این چالش می‌توانید از گوگل درایو استفاده کنید و فایل موردنظر را با هم‌تیمی‌های خود به اشتراک بگذارید. شما می‌توانید با استفاده از گوگل درایو تغییرات هر فرد روی فایل را به‌صورت آنلاین مشاهده کنید.
امکانات گوگل درایو:
- آپلود فایل‌ها
- اشتراک‌گذاری فایل
- دسترسی در هر زمان و روی هر دستگاه فقط با اتصال به اینترنت
- مشاهده تغییرات به‌صورت آنلاین
- و…
برای مطالعهٔ آموزش استفاده از گوگل درایو به لینک زیر مراجعه کنید:
راهنمای آشنایی با محیط کار گوگل‌درایو
۷. گوگل‌شیت (google sheet):
گوگل‌شیت در کارهای تیمی کمک بسیاری به افراد می‌کند به عنوان مثال شما برای ثبت لیدهای فروش، ثبت تماس‌ها، چک لیست محتوا و… نیاز به گوگل‌شیت و نمودارهای آن دارید. گوگل‌شیت در عین سادگی امکانات پیچیده‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهد. این برنامه هم مانند دیگر ابزارهای ذکر شده قابلیت ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری دارد و آنلاین‌بودن آن باعث شده است تا افراد بتوانند برای هماهنگی کارهای گروهی از آن استفاده کنند.
امکانات گوگل‌شیت:
- ایجاد جداول مختلف
- رسم نمودارها
- استفاده از تابع‌ها
- اشتراک‌گذاری
- ایجاد چک‌لیست
- و…
رمز همکاری مؤثر در شرایط دورکاری استفاده از ابزارهای مدیریتی و ارتباطی است. همچنین ابزارهای کار تیمی دیگری مانند اسکایپ، ایمیل، تلگرام و… برای مدیریت کارهای تیمی وجود دارند که شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. فقط باید در استفاده از ابزارهای کار تیمی به دو نکته توجه داشته باشید:
۱. افراد تیم شما باید به‌راحتی بتوانند از این ابزارها استفاده کنند و به بررسی و استفاده از آن‌ها متعهد باشند.
۲. به دلیل تعدد ابزارهای کارتیمی، سعی کنید فقط چند ابزار مهم را انتخاب، و در تیم از آن‌ها استفاده کنید. زیاده‌روی در استفاده از ابزارها باعث سردرگمی اعضا تیم و عدم تمایل افراد به استفاده از ابزارهای کار تیمی می‌شود. در نتیجه نمی‌توانید کارها را به‌خوبی مدیریت کنید.
امیدوارم آموزش مفیدی برای شما باشد و بتوانید با استفاده از این ابزارهای کار تیمی، دورکاری را مدیریت کنید.
