تنظیمات هر تقویم در گوگل‌کلندر

برای هر تقویمی که در گوگل‌کلندر دارید می‌توانید تنظیماتی را اعمال کنید و آن را شخصی‌سازی کنید. در آموزش قبل با استفاده‌ی گروهی و فردی از تقویم‌گوگل آشنا شدید و در این آموزش می‌خواهم تنظیمات هر تقویم در گوگل‌کلندر را آموزش بدهم.

این سری آموزش‌ها در پنج قسمت آماده شده است:

• قسمت اول: آشنایی با محیط‌کار گوگل‌کلندر
• قسمت دوم: ایجاد رویداد و اتصال به پلتفرم تماس
• قسمت سوم: تنظیمات عمومی گوگل‌کلندر
• قسمت چهارم: استفاده شخصی و تیمی از گوگل‌کلندر
• قسمت پنجم: تنظیمات برای هر تقویم در گوگل‌کلندر

تنظیمات هر تقویم در گوگل‌کلندر:

برای دسترسی به تنظیمات هر تقویم در گوگل‌کلندر دو راه دارید:
۱. استفاده از دکمه تنظیمات اصلی گوگل‌کلندر
۲. استفاده از دکمه کنار نام تقویم: برای این کار روی دکمه‌ای که در تصویر زیر مشخص شده است کلیک کنید و بعد از آن روی دکمه “setting and sharing” بزنید.
صفحه تنظیمات برای شما نمایش داده می‌شود. با کلیک روی تقویم موردنظر لیست تنظیمات برای شما باز می‌شود.

۱. تنظیمات  هر تقویم (Calendar settings)

چون این تقویم مخصوص شما است نام خود را مشاهده می‌کنید اگر به تقویم شخص دیگری دسترسی داشتید و تنظیمات آن تقویم را باز کردید، می‌توانید نام و توضیحات آن فرد را ببینید.
Time zone: در این قسمت منطقه زمانی شما بر اساس تنظیمات اصلی که انجام داده‌اید مشخص شده است و می‌توانید منطقه زمانی دیگری را هم اضافه کنید.
Owner: صاحب این تقویم در این قسمت مشخص می‌شود.
Export calender: همان‌طور که در قسمت‌های قبل گفته شد در تنظیمات عمومی شما می‌توانستید از تمام تقویم‌هایی که دارید یکجا خروجی بگیرید با استفاده از این دکمه می‌توانید فقط از همین تقویم خروجی دریافت کنید.

۲. دسترسی‌ها (Access permissions)

Make available to public: اگر این تیک را فعال کنید تقویم شما برای همه نمایش داده می‌شود و همه می‌توانند در جستجوی گوگل آن را ببینند. این قسمت برای تقویم‌های عمومی کاربرد دارد به‌عنوان‌مثال اگر یک رویداد عمومی مانند یک نمایشگاه دارید که در تاریخ‌ها و روزهای متفاوت است، می‌توانید تقویم نمایشگاه را ایجاد کنید و این تیک را برای آن فعال کنید تا همه بتوانند آن را در گوگل جستجو و مشاهده کنند.
Get shareable link: با کلیک روی این دکمه می‌توانید به لینک این تقویم دسترسی داشته باشید و آن را برای افراد ارسال کنید. باز هم استفاده از این دکمه بیشتر برای استفاده عمومی کاربرد دارد به‌عنوان‌مثال اگر مهمانان نمایشگاه شما گروه خاصی هستند، می‌توانید لینک تقویم را برای آن‌ها ارسال کنید تا بتوانند به تقویم دسترسی داشته باشند.

۳. اشتراک‌گذاری با افراد خاص (Share with specific people)

از این قسمت می‌توانید افرادی را مشاهده کنید که این تقویم با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده است و به آن دسترسی دارند و می‌توانند آن را ببینند. شما می‌توانید نوع دسترسی هر ایمیل را از این قسمت انتخاب کنید.
همچنین می‌توانید از طریق دکمه add people در صورت لزوم تقویم را با افراد موردنظر و مورد اعتماد به اشتراک بگذارید.
این قسمت هم کاربرد تیمی دارد، هم شخصی.
کاربرد شخصی گوگل‌کلندر:
به‌عنوان‌مثال شما می‌خواهید برنامه‌های روزانه خود را با همسرتان به اشتراک بگذارید تا از برنامه‌های یکدیگر با خبر شوید و برنامه‌های مشترک‌تان با تداخل مواجه نشود. برای این کار می‌توانید ایمیل همسرتان را در این قسمت وارد کنید و به او دسترسی لازم را بدهید تا بتواند تقویم شما را ببیند. همچنین همسرتان می‌تواند به شما در تقویم خودش دسترسی بدهد. برای این کار باید روی دکمه “Add people” کلیک کنید و تصویر زیر را مشاهده خواهید کرد.
در فیلد اول باید ایمیل فرد موردنظر (در این مثال ایمیل همسرتان) را وارد کنید.
در فیلد دوم می‌توانید دسترسی موردنظر برای این ایمیل را مشخص کنید.

• see only free/busy(hide details): در این حالت جزئیات تقویم مخفی می‌شوند و فقط زمان‌هایی که درگیر هستید برای فرد busy نوشته می‌شود. به‌عنوان‌مثال این قسمت برای زمانی که بخواهید به ایمیل شرکت خود دسترسی بدهید و نخواهید آن‌ها از جزئیات برنامه‌های شما با خبر شوند، کاربرد دارد.
• see all event details: زمانی که این دسترسی را به فرد بدهید می‌تواند تمام جزئیات تقویم و برنامه‌های شما را مشاهده کند.
• Make changes to events: این گزینه به فرد اجازه می‌دهد که در برنامه‌های تقویم تغییر ایجاد کند.
• Make changes and manage sharing: این گزینه علاوه بر دسترسی به ایجاد تغییر در تقویم، دسترسی به اشتراک‌گذاری، را هم به فرد می‌دهد.

در مثالی که به تقویم همسرتان دسترسی دارید، از لیست تقویم‌ها اگر تیک تقویم همسرتان را بزنید می‌توانید برنامه‌های او را مشاهده کنید.
اگر بخواهید از تداخل‌های برنامه خود با برنامه‌های همسرتان مطلع شوید، می‌توانید تیک هر دو تقویم را بزنید تا تمام برنامه‌ها، طبق تصویر زیر نمایش داده شوند.
کاربرد گروهی گوگل‌کلندر (تیمی):
به‌عنوان‌مثال تیم شرکتی که در آن کار می‌کنید برای اطلاع از وقت‌های آزاد شما برای تعیین جلسات، از شما می‌خواهد تا برنامه خود را به آن‌ها بدهید. شما می‌توانید از این قسمت ایمیل شرکت را وارد کنید و دسترسی موردنظر را هم انتخاب کنید.

نکته: توجه داشته باشید، زمانی که از این قسمت به فردی دسترسی می‌دهید آن فرد می‌تواند تقویم شما را ببیند و هنوز شما نمی‌توانید تقویم مربوط به این ایمیل را مشاهده کنید. برای اینکه شما هم بتوانید تقویم فرد را ببینید باید آن فرد در همین قسمت تنظیمات تقویم خود ایمیل شما را اضافه کند.

۴. نوتیفیکیشن برای رویدادها (Event notifications)

با استفاده از این قسمت می‌توانید برای رویدادهای این تقویم به‌صورت جداگانه نوتیفیکیشن تنظیم کنید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید یک نوتیفیکیشن را برای نیم ساعت قبل رویداد در نظر بگیرید و بعد با استفاده از دکمه “add notification” یک نوتیفیکیشن برای یک روز قبل تنظیم کنید. در این حالت کلندر یک روز قبل و نیم ساعت قبل هر رویداد آن را به شما یادآوری می‌کند.
نکته: اگر در زمان ایجاد رویداد، فردی را اضافه می‌کنید این نوتیفیکیشن‌ها برای او هم ارسال می‌شود. اگر نمی‌خواهید این اتفاق بیفتد، زمان ایجاد رویداد، این تنظیمات را به‌صورت دستی بردارید.

۵. نوتیفیکیشن برای رویدادهای کل روز (All-day event notifications)

برخی از رویدادها هستند که تمام روز شما را درگیر می‌کنند به‌عنوان‌مثال یک تفریح یک‌روزه با دوستان در تمام روز دوشنبه.
برای این‌گونه رویدادها، هم می‌توانید در زمان ایجاد رویداد نوتیفیکیشن مشخص کنید و هم می‌توانید از این قسمت تنظیمات را اعمال کنید تا نوتیفیکیشن در تمام رویدادهای این‌چنینی برای شما ارسال شود.

۶. نوتیفیکیشن‌های دیگر (Other notifications)

تنظیمات این قسمت برای این است که اگر فردی هر تغییری در تقویم اعمال کرد از طریق ایمیل به شما اطلاع داده شود.

• New events: اگر رویدادی به تقویم اضافه شد به شما اطلاع داده شود یا خیر؟
• Changed events: هر تغییر در رویداد ایجاد شد مانند تغییر زمان، تغییر مکان، تغییر در توضیحات و… به شما اطلاع داده شود.
• Canceled events: اگر رویدادی کنسل شد به شما ایمیل بزند؟
• Event responses: اگر اعضا حاضر در جلسه به رویداد شما پاسخ دهند برای شما ایمیل شود یا خیر؟
• Daily agenda: برای دریافت برنامه کار برای شما ایمیل ارسال شود یا خیر؟

۷.Integrate calendar

در این قسمت می‌توانید انواع لینک‌ها را برای تقویم خود داشته باشید و برای اشتراک‌گذاری یا تلفیق‌کردن، از آن‌ها استفاده کنید.

• Calendar ID: آی‌دی تقویم شما در این قسمت مشخص شده است.
• public URL to this calender: برای دسترسی به این تقویم از طریق یک مرورگر وب می‌توانید از URL قرار داده شده در این قسمت، استفاده کنید. می‌توانید این آدرس را داشته باشید تا همیشه و در هر مرورگری بخواهید به تقویم خود دسترسی داشته باشید.
• Embed code: برای نمایش این تقویم در یک صفحه وب‌سایت می‌توانید از این کد استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال می‌خواهید تقویم زمانی یک رویداد چندروزه را در صفحه وب‌سایت آن رویداد نمایش دهید از این کد می‌توانید در کدهای وب‌سایت خود استفاده کنید.
• Public address in iCal format: برای دسترسی به این تقویم از طریق برنامه‌های دیگر مانند اپلیکیشن‌ها می‌توانید از این آدرس استفاده کنید.
  توجه داشته باشید که این آدرس زمانی کار می‌کند که این تقویم عمومی باشد.
• secret address in iCal format: اگر این تقویم خصوصی باشد برای دسترسی به این تقویم، از طریق اپلیکیشن‌های دیگر می‌توانید از این لینک استفاده کنید.
  توجه کنید که فقط برای دیدن همه جزئیات رویدادهای این تقویم، این آدرس را با کسانی به اشتراک بگذارید که به آن‌ها اعتماد دارید.
  اگر به هر دلیلی لینک‌های شما در دسترس افراد نامعتبر قرار گرفت می‌توانید از طریق دکمه “reset” تمام لینک‌ها را از بین ببرید.
• Remove calendar: از طریق این دکمه می‌توانید تقویمی که ایجاد کرده‌اید را حذف کنید. به‌عنوان‌مثال زمانی کاربرد دارد که شما یک تقویم برای یک رویداد بزرگ ایجاد کرده‌اید و رویداد تمام شده است و دیگر نیاز به تقویم آن ندارید، می‌توانید از طریق دکمه “remove” آن را حذف کنید.

خب آموزش تنظیمات هر تقویم در گوگل‌کلندر به پایان رسید و حالا شما تسلط کامل روی گوگل‌کلندر دارید و به‌راحتی می‌توانید از آن استفاده کنید. امیدوارم این سری آموزش‌ها برای شما مفید باشد.

سری آموزش‌های گوگل‌کلندر را می‌توانید با استفاده از نقشه‌ راه مطالعه کنید.