انتخاب نام پکیج یکتا برای اپلیکیشن
آموزش انتخاب نام پکیج یکتا برای اپلیکیشن
۱۶ بهمن، ۱۳۹۹
کسب درآمد دلاری از گوگل‌پلی
کسب درآمد دلاری از گوگل‌پلی
۱۶ بهمن، ۱۳۹۹
نمایش همه

۷ اصل برای مدیریت زمان بهتر

مدیریت زمان - ۷ اصل برای مدیریت زمان بهتر
زمان مطالعه: 5 دقیقه

من هم مثل تمام آدم‌ها همیشه به دنبال راه حلی برای کمبود زمان بوده‌ام و منابع مختلفی را مطالعه کرده‌ام اما هر روشی بعد از مدتی استفاده یا من را از پا درآورد و یا به هر دلیلی آن را کنار گذاشتم. در این مطلب می‌خواهم دارویی که من برای درد بی‌درمانی با عنوان مدیریت زمان استفاده کرده‌ام با شما در میان بگذارم.اما قبل از اینکه به بیان راه حل بپردازیم اجازه بدهید تا در مورد اصول مدیریت زمان آقای مارک فورستر صحبت کنیم:

مدیریت زمان افسانه‌ای که می‌تواند به واقعیت تبدیل‌ شود

در مطلبی با عنوان اینکه چرا نمی‌توانیم زمان‌مان را مدیریت کنیم؟ به تحلیل مغز منطقی و واکنشی پرداختیم. اینکه چرا با در نظر گرفتن راه‌حل‌های مختلف در امر مدیر زمان موفق نمی‌شویم. توصضیه می‌کنم حتما مطلب فوق را مطالعه کنید. در ادامه به بیان اصول مدیریت زمان آقای مارکت فورستر میپردازیم و یک راهنمای سریع ارائه خواهم داد.

اصل اول: یک چشم انداز داشته باش

هدف از داشتن چشم‌انداز ایجاد تمرکز است. برای داشتن یک چشم‌انداز فقط یک سوال از خودتان بپرسید: من از زندگی چه می‌خواهم؟

یک چشم‌انداز مناسب فقط شامل کارهایی که باید انجام دهیم نمی‌شود و باید کارهایی که نباید انجام  دهیم را هم در نظر بگیریم. به عنوان مثال:

فردا نباید بیشتر از نیم ساعت در اینستاگرام وقت بگذارنم.

فردا به غیر از پروژه x نباید روی کار دیگری وقت بگذارم.

و …

دقت کنید که برای هر کار یک محدودیت زمانی در نظر بگیرید و بیشتر از زمان مشخص‌شده روی آن وقت نگذارید.

اصل دوم: در یک زمان فقط یک کار را انجام بده

برای هر کار یک زمان مناسب همان‌کار در نظر بگیرید و در لحظه فقط روی همان‌کار تمرکز کنید. وقتی برای یک کار زمان بیش از اندازه در نظر بگیریم، باعث می‌شود تا در زمان انجام آن کار به کارهای دیگر هم رسیدگی کنیم.

اصل سوم:  کم‌کم اما مستمر انجامش بده

اگر شما قصد انجام یک پروژه بزرگ را دارید، بهتر است که آن را به مقادیر کوچک ولی به صورت مستمر انجام دهید. به عنوان مثال برای تناسب اندام، ورزش کوتاه ولی متسمر بهتر از ورزش‌های سنگین هر از گاهی است.

اصل چهارم: برای خلاقیت در مدیریت زمان، خودت را محدود کن

اگر ذهن خود را محدود به یک مشکل و یک کار کنید، قطعا راه‌حل‌های بهتری به دست می‌آورید. به عنوان مثال اگر به شما بگویند یک راه‌حل برای بهبود خودرو بگویید، خروجی آن راه‌حل‌های زیاد ولی مبهم می‌شود، ولی اگر به شما بگویند یک راه‌حل برای بهبود فرمان خودرو بگویید، احتمالا راه‌حل‌های منطقی و کاربردی‌تری مطرح می شود.

اصل پنجم: لیست را ببند

تفاوت لیست بسته با لیست باز این است که، شما به لیست باز می توانید کار جدید اضافه کنید ولی به لیست بسته نمی‌توانید. مزیت لیست بسته این است که به شما در کنترل حواس‌پرتی کمک می‌کند. برای اینکه تفاوت لیست بسته و باز را بهتر متوجه شوید، یک مثال مطرح می‌کنم: فرض کنید امروز شما در برنامه کاری چک‌کردن ایمیل خود را دارید. اگر این کار را هر چندوقت یک‌بار در طول زمان کاری انجام دهید این لیست باز می‌شود و اگر این کار را یک‌بار به صورت کامل انجام دهید این لیست بسته می‌شود.

اصل ششم: عوامل تصادفی را کاهش بده

مهمترین مساله‌ای که باعث عقب‌افتادن کارها می‌شود، اتفاقات غیر منتظره است. هر وقت کاری را که در برنامه ما نبوده انجام دهیم یعنی یک عامل تصادفی باعث وقفه در کار ما شده‌است. به عنوان مثال یک تماس غیر ضروری می تواند تمرکز ما را از کار اصلی دور کند.

چه عوامل تصادفی‌ای برای شما بیشتر اتفاق می‌افتد؟ در بخش نظرات منتظر شنیدن تجربه‌های شخصی شما هستم 🙂

اصل هفتم: بر اساس تعهد و علاقه دسته‌بندی کن

اگر کارهای خود را بر این اساس دسته‌بندی کنیم بهتر می‌توانیم لیست‌های بسته کار خود را آماده کنیم و همیشه اولویت با تعهدات ما می‌باشد.

بسیار خوب، حالا که با اصول مدیریت زمان آشنا شدیم باید رابطه بین خلاقیت، نظم و اثربخشی را هم بررسی کنیم:

۳ عنصر خلاقیت، نظم و اثر بخشی کاملا متفاوت هستند ولی اگر شما فردی خلاق باشید، بدون نظم نمی‌توانید اثربخشی لازم را داشته باشید. یک بازی برای درک بهتر این موضوع:

به نظم خودتان از ۱ تا ۱۰ نمره بدهید.

به خلاقیت خودتان هم از ۱ تا ۱۰ نمره بدهید.

بسیار خوب، حالا این دو عدد را در هم ضرب کنید. به چه عددی رسیدید؟!

این همان درصد اثربخشی شما است.

اگر کسی نمره خلاقیت‌اش ۱۰ باشد ولی نظم ۱ باشد، میزان اثربخشی می‌شود ۱۰ درصد، این یعنی فاجعه.

چه عواملی باعث می‌شود که کارهای مشخص امروزمان را انجام ندهیم؟

اول عدم کارآمدی خودمان: یعنی ما در شرایط ایده‌آل نباشیم و ذهن ما تمرکز مناسب را نداشته باشد.

دوم تعهدات بیش از حد: این مهترین دلیل این اتفاق است و از اینجا سرچشمه می‌گیرد که اولویت‌بندی مناسب انجام نمی‌دهیم.

سوم زمان ناکافی: وقتی ما بیش از اندازه برای روزمان کار در نظر بگیریم، خوب مشخص‌است که نمی‌توانیم به همه آنها رسیدگی کنیم.

 

حرف آخر: راهنمای سریع مدیریت زمان

  • برای شروع مدیریت زمان، روز اول لیست کارهای همان روزتان را یادداشت کنید.
  • برای اینکه کارهای عقب‌افتاده را انجام دهید، یک لیست از کارهای عقب‌افتاده ایجاد کنید و از کاری که بیشتر از همه عقب‌افتاده اولویت‌بندی کنید و هر روز یک کار عقب‌افتاده را وارد لیست کنید.
  • شروع به کار کنید.
  • هر کار جدیدی که برای شما ایجاد می‌شود را در یک لیست جدا یادداشت کنید و در برنامه فردا قرار دهید.
  • اگر کاری بیش از حد ضروری برای شما به وجود آمد، آن را در یک لیست جدا یادداشت کنید و در بهترین زمان آن را انجام دهید. هیچ‌ کاری را حتی کوچکترین آنها را قبل از یادداشت انجام ندهید.
  • برای اینکه عوامل تصادفی خود را شناسایی و کنترل کنید، زیر لیست کارهای روزانه خود خط بکشید و هر کاری غیر از کارهای از پیش تعیین‌شده را که انجام داده‌اید زیر لیست اصلی یادداشت کنید و در پایان روز آنها را بررسی کنید و تا جایی که می‌توانید آنها را کاهش دهید.
  • روز دوم، ابتدا کارهایی که انجام داده‌اید را در یک لیست دیگر یادداشت کنید و آنها را به عنوان مثال درون یک جعبه قرار دهید که اسم آنbacklog است.
  • لیست کارهای روزتان را یادداشت کنید، اولویت با کارهایی که روز قبل یا کامل انجام نشده‌اند یا کلا انجام نشده‌اند. اولویت بعدی کارهایی که دیروز برای شما ایجاد شده و شما آنها را در یک لیست جدا یادداشت کرده‌اید. در نهایت یک کار عقب‌افتاده را وارد لیست کنید.
  • همه این مراحل را روزانه انجام دهید. اضافه‌کردن کارهای انجام شده به backlog و ایجاد لیست روزانه با شرایط ذکر شده.

قطعا افسانه مدیریت زمان با مطالعه یک مطلب و انجام یک راه‌حل تحقق پیدا نمی‌کند ولی امیدوارم این مطلب بتواند به عنوان یک فانوس، مسیر شما را برای پیداکردن راه‌حل مناسب خودتان روشن کند و بتوانید با آموزه‌های این مطلب و جستجوی‌های دیگرتان این افسانه را به واقعیت تبدیل کنید. در این مطلب سعی شد تا به صورت بخش‌بندی مواردی که می‌تواند به ما در درک بهتر معماهای مدیریت زمان کمک کند، ارائه شود. قطعا هر شخصی مانند من تجربه‌ها و مطالعه‌های متنوعی را داشته‌است، پس منتظر شنیدن نظرات و تجربه‌های شخصی شما هستم.

مدیریت زمان - ۷ اصل برای مدیریت زمان بهترمدیریت زمان - ۷ اصل برای مدیریت زمان بهتر

 

برگرفته از کتاب Do it tomorrow

داوود عباسی
داوود عباسی
به مباحث مدیریتی و آواز خوندن علاقه زیادی دارم و حافظه ام طوریه که اگه کاری بهم سپرده بشه، می تونید مطمئن باشید یادم نخواهد رفت. تو پازلی کارم رو با ارتباط با مشتری شروع کردم و در ادامه در بخش تولید محتوا، با هدف کمک به مشتری ها فعالیتم رو ادامه دادم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.