به‌روزرسانی جدید پازلی در مهرماه ۹۹-اپلیکیشن‌ساز آنلاین موبایل پازلی-puzzley.ir 9
به‌روزرسانی جدید پازلی در مهرماه ۹۹
۱۱ آبان، ۱۳۹۹
آموزش مقدماتی ترلو قسمت اول-اپلیکیشن‌ساز آنلاین موبایل پازلی-puzzley 9
آموزش مقدماتی ترلو | قسمت اول
۱۱ آبان، ۱۳۹۹
زمان مطالعه: 7 دقیقه

کارتیمی کند است. گرفتن تصمیمات به صورت تیمی یک عمر طول می‌کشد، تمام وقت در جلسات پیگیری هدر می‌رود و پروژه که از حدی بزرگتر بشود، کسب‌وکار در میان این فرآیندها و رفت و برگشت اطلاعات خونریزی می‌کند. کانبان که روشی برای مدیریت جریان کار در تیم است می‌تواند مرهمی بر درد ناهماهنگی‌ها و پیگیری‌های مضاعفی باشد که طبیعت کارتیمی به ما تحمیل می‌کند.
اپلیکیشن‌ساز موبایل پازلی-کانبان، مرهمی بر ناهماهنگی در کار تیمی- www.puzzley.ir 2

این یک بورد کانبان است. ساده‌ترین بورد کانبان شامل سه مرحله Doing، To do و Done است. این ابزار می‌تواند به صورت فیزیکی پرینت شده و در گوشه اتاق بچسبد یا بر پایه ابزارهای آنلاین مثل ترلو، تسکولو یا حتی گوگل شیت باشد. کانبان راه‌حلی است که میلیون‌ها شرکت و تیم باتجربه برای مدیریت جریان کار هر روزه استفاده می‌کنند. یک کار معمولا قبل از تحویل به مشتری مراحل مختلفی را، از برنامه‌ریزی تا اجرا و تست، طی می‌کند. روش کانبان توسط هر کدام از این تیم‌ها توسعه داده شده‌است و امروزه هزاران شیوه مختلف از بورد کانبان وجود دارد. هر بورد کانبان مراحل و قسمت‌های مختلفی را شامل می‌شود که تفاوت عمده این نسخه‌ها نیز در همین بخش است. در این مطلب ما به بررسی یکی از متداول‌ترین و بهترین روش‌های استفاده از کانبان پرداخته‌ایم.

  • UserStory (درخواست یا داستان کاربر):

خواسته‌های کارفرما به زبان خودش در لیست داستان کاربر یا User Story قرار می‌گیرد. مثلا فرض کنید فرزند شما پیشتان می‌آید و می‌گوید: “من گشنمه”. این جمله همان درخواست یا داستان کاربر است.

  • Backlog (بک‌لاگ):

لیست بک‌لاگ همان خواسته‌های کارفرما است که توسط مدیر فنی به زبان فنی ترجمه شده‌اند. این لیست بر اساس یوزر استوری‌ها تدوین می‌شود. مثلا شما با دیدن گرسنگی فرزندتان تصمیم می‌گیرید تا برایش پیتزا بپزید. “پخت پیتزا” همان بک‌لاگ است. گاهی نیاز است تا یک مجموعه کار انجام شود تا درخواست کاربر را محقق کنیم. مثلا باید “تهیه دستورپخت”، “خرید مواد پیتزا”، “آماده‌سازی مواد و خمیر پیتزا” و “پخت پیتزا” و “انداختن سفره” انجام شوند تا بتوانیم پیتزای‌مان را داشته باشیم. در این حالت این کارها می‌توانند هر کدام به صورت یک کارت مجزا در لیست بک‌لاگ ثبت شوند، و یا به جای آن فقط یک کارت اصلی با عنوان “پخت پیتزا” ساخته و این کارها را به صورت یک چک لیست درون آن قرار دهیم.

  • ToDo (در صف انجام):

در بورد کانبان از بین کارهایی که در لیست بک‌لاگ قرار گرفتند، آن‌هایی که در بازه‌زمانی حاضر تصمیم به انجام‌شان را داریم به این لیست اضافه می‌شوند. مثلا فرض کنید در بک‌لاگ شما علاوه بر کارت پخت پیتزا، کارت‌های دیگری مثل خرید لباس، سفر شمال یا تعمیر کولر و .. نیز وجود داشته باشند. در لیست todo فقط آن‌ کارهایی را می‌گذاریم که قرار است این هفته انجام دهیم. مثلا اگر سفر شمال مربوط به دو هفته دیگر است، آن را تا بازه موعود به لیست todo منتقل نمی‌کنیم. همچنین به لیست todo می‌توان به عنوان راهی برای اولویت‌بندی کارها نگاه کرد. مثلا طبیعی است که خرید مواد خام پیتزا باید قبل از پهن کردن سفره انجام شود، بنابراین کارت آن را می‌توانیم در لیست toDo نیز بالاتر از کارت پهن کردن سفره قرار دهیم. اگر اولویت‌بندی کارها توسط افراد دیگری در تیم انجام می‌شود، آن‌ها می‌توانند ترتیب تسک‌ها در این لیست را بر اساس اولویت بچینند.

  • Doing (در حال انجام):

کارهایی که در حال انجام هستند در این لیست قرار می‌گیرند. این لیست کمک می‌کند تا وضعیت هر فرد و کاری که مشغول به انجام آن است مشخص باشد. در بورد کانبان از این لیست می‌توان استفاده‌های خلاقا‌نه‌تری نیز کرد. به طور مثال اگر یک کار ثابت وجود دارد که چند نفر به صورت شیفت‌بندی متصدی آن هستند، می‌توان این کار را به طور ثابت در لیست در حال انجام قرار داد و هر بار اعضای آن را تغییر داد. مثلا اگر هر روز از بین شما و همسرتان یک نفر باید دنبال بچه‌تان به مهد برود. ممکن است هر کسی فکر کند نوبت دیگری است و هیچ کس دنبالش نرود. و بچه ساعت‌ها بعد از مهد روی نیمکت خالی بشیند و بچه‌ها را تماشا کند که با مادر و پدرشان به خانه می‌روند و دچار مشکلات روحی شود. حال آنکه اگر کار “دنبال بچه رفتن” در بورد کانبان مشخص باشد توسط چه کسی در حال انجام است، چنین ناهماهنگی پیش نخواهد آمد. پس برای اینکه در هزینه جلسات مشاوره آینده‌ برای بچه صرفه‌جویی کنیم، بهتر است بخش doing کانبان را جدی بگیریم.

  • Blocked / Waiting on Something ( بلوکه شده / در انتظار):

کارهایی که به بن‌بست خورده‌اند یا به قول ما ایرانی‌ها “توی دیوار شده‌اند” در این لیست قرار می‌گیرند. گاهی ممکن است کاری نیازمند اطلاعات یا امکاناتی باشد که خارج از تیم حاضر باید پیگیری بشوند و ادامه کار تا فراهم آوردن آن پیش‌زمینه‌ها به هیچ وجه ممکن نیست. گم‌شدن کارها در بین فرآیندهای تیم، مخصوصا اگر تیم بزرگ بوده یا مشغول انجام پروژه‌های متنوعی باشد، اتفاق معمولی است. این لیست کمک می‌کند تا سرنخ امور در دستمان باقی بماند. مثلا فرض کنید هوس پیتزا کرده‌اید و آن را در یوزر استوری هم ثبت کرده‌اید ولی هرچه منتظر می‌مانید خبری از پیتزا نیست. به سراغ بورد کانبان که می‌روید متوجه می‌شوید کارت “پخت پیتزا” به علت خراب بودن فر در لیست بلوکه شده‌ها است. از دیگر مزایای این لیست مطلع ساختن افراد دیگر تیم از بن‌بست‌ها است. به طور مثال اگر مدیر تیم همواره بتواند ببیند که چه کارهایی به بن‌بست خورده‌اند، می‌تواند در پیگیری‌های خارج از تیم کمک کند و به فرآیندها سرعت بدهد. مثلا مدیران خانه می‌توانند ترتیبی بدهند تا زودتر فر منزل تعمیر شود و شکم به مراد خود برسد.

  • Test & QC (تست و کنترل کیفیت):

تسک‌های در حال انجام، قبل از انتقال به لیست انجام شده‌ها به لیست تست و کنترل کیفیت منتقل می‌شوند. در این مرحله، یک نفر از تیم حاضر خروجی کار را تست خواهد کرد تا اشکالات احتمالی آن را به فردی که تسک را انجام داده است گزارش کند. مثلا وقتی پیتزا آمده شد قبل از پهن کردن سفره یک نفر به اندازه بودن ادویه آن را چک می‌کند تا غذا شور یا بی‌نمک نباشد یا اگر نیاز بود کمی آویشن به آن بزنیم. در پروژه‌های توسعه وب‌سایت یکی از رایج‌ترین تست‌ها، بررسی عملکرد وب‌سایت روی موبایل است. با استفاده از چک‌لیست‌ها می‌توان یک چک‌لیست تست ایجاد کرد.

  • Done (انجام شده‌):

لیست کارهایی که تست و کنترل کیفیت را با موفقیت پشت سر گذاشتند در لیست کارهای انجام شده قرار می‌گیرند. لیست انجام شده‌ها شبیه همان سفره در مثال پخت پیتزا است. غذاهایی که آماده شده‌اند را در سفره قرار می‌دهیم تا بقیه استفاده کنند.

  • Archive ( آرشیو):

بعد از هر دوره می‌توانیم لیست انجام‌شده‌ها را در لیستی به نام آرشیو خالی کنیم. از آرشیو می‌تواند در ارائه گزارش‌ها استفاده کرد. مثلا فرض کنید که هر هفته یک جلسه برنامه‌ریزی درون تیمی و هر ماه یک جلسه برنامه‌ریزی با بخش‌های دیگر سازمان دارید. معمولا در جلسات نیاز است تا گزارشی از کارهای انجام شده در ماه گذشته ارائه شود. آرشیو می‌تواند لیستی باشد که تسک‌های انجام شده در هر هفته را در پایان هفته به آن منتقل می‌کنیم. در نهایت در پایان چهار هفته(پایان‌ماه)، تسک‌هایی که در آرشیو هستند می‌تواند همان لیستی باشد که در جلسات ماهیانه باید ارائه شود.

لیست آرشیو می‌تواند کارکردهای بسیار مهم دیگری هم داشته باشد. به طور مثال در تیم‌های نرم‌افزاری بسیار متداول است که مدیر تیم یا بخشی که درخواست انجام یک کار را داده است از انجام شدن آن بی‌خبر مانده‌ باشد. اگر فرآیند انتقال کارها از لیست انجام شده‌ها به لیست آرشیو توسط مدیر یا مسئول مربوطه انجام شود، می‌توان اطمینان حاصل کرد که افراد لازم در جریان کارهای انجام شده قرار می‌گیرند. مثلا فرض کنید که پیتزا پخته شده و سفره هم پهن است، اما فرزندتان دارد با کامپیوترش بازی می‌کند و همسرتان هم درگیر صحبت با دوستش است. انتقال کارها از لیست “انجام‌شده‌ها” به لیست آرشیو مثل این ‌می‌تواند باشد که داد بزنید “غذا حاضر است”. همانطور که صدا کردن بقیه به سفره، مانع سرد شدن غذا و از دهن افتادن آن می‌شود، شاید بد نباشد قبل از زمان انتقال کارها از لیست انجام شده‌ها به لیست آرشیو به افراد درگیر در تسک اطلاع دهید.

جریان کار در کانبان:

به طور خلاصه کارها در کانبان در مسیرهای زیر جابه‌جا می‌شوند.
اپلیکیشن‌ساز موبایل پازلی-کانبان، مرهمی بر ناهماهنگی در کار تیمی- www.puzzley.ir 1

فرمول خاصی در مورد اینکه چه کسی کجای فرآیند را انجام دهد، وجود ندارد، اما الگوی کلی پیشنهاد می‌کند که اگر کارفرما داخل سازمان است، بخش اول و آخر توسط خود او یا مدیران تیم مجری انجام شود، و بخش میانی نیز بهتر است تا توسط افراد اجرایی تیم فنی انجام شود که خود می‌تواند شامل افراد مختلفی همچون نیروهای فنی و یا مسئول تست و کنترل کیفیت باشد.

ترلو:

ترلو ابزاری برای مدیریت کارهای تیمی است که برای اجرای کانبان از آن استفاده می‌شود. ویژگی اصلی این ابزار رایگان، سادگی استفاده از آن است. استفاده از ترلو ارتباط بین اعضای تیم را آسان می‌کند. در تیم‌های مختلف ادبیات کار با ترلو فرق می‌کند و ممکن است بین شما و همکارتان هم سبک استفاده از این ابزار تفاوت کند. در این راهنما یک شیوه کلی و رایج در استفاده از کانبان و ترلو ارائه شد تا به یک ادبیات مشترک در استفاده از ترلو برسیم. هر بخش از کانبان می‌تواند یک لیست در ترلو باشد.
اگر با ترلو آشنایی ندارید، پیشنهاد می‌شود آموزش مقدماتی کار با ترلو را بخوانید.

امیدواریم این مطلب برای شما مفید باشد و با توجه به آن بتوانید کارها را در کسب‌وکارتان به راحتی مدیریت کنید و تجربه کارتیمی خوبی داشته باشید. منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.

 

مصطفی لطفی
مصطفی لطفی
عاشق برنامه نویسی، رباعیات خیام و ورزش شنا هستم. همچنین به تکنولوژی های جدید مخصوصا در حوزه موبایل علاقه مندم و در مورد آن ها مطالعه می کنم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *